Almacén, servicios, piezas y otros precios
No es necesario para trabajar con el programa el añadir códigos de productos o servicios. Es una funcionalidad opcional, se puede comenzar a usar el programa sin dedicar tiempo previo a añadir referencias stocks. En mecánica existen miles y miles de referencias, intentar cubrir todas las piezas de recambio, todos los posibles servicios a realizar, etc, en una base de datos es algo inviable para un taller mecánico pequeño, donde en muchos casos el único personal que trabaja es el mecánico titular, o a lo sumo dos o tres mecánicos. Ninguno de ellos por lo general dispone de tiempo para mantener actualizada una base de datos con miles de referencias.
Para lo que resulta útil esta pantalla de artículos es para anotar una serie de servicios y productos que se emplean habitualmente, esas referencias que si son habituales y es conveniente tenerlas registradas, o bien, puede ser todo lo contrario, podemos registrar algunas referencias que por usarse muy poco se puede olvidar su precio.
Se pueden añadir referencias genéricas, para no introducir miles de registros, por ejemplo, un código para ACEITE de MOTOR, a la hora de añadirlo al parte, el programa facilita el completar la descripción y dejarla como ACEITE de MOTOR 40W. El uso de esta pantalla es muy versátil y cada taller puede emplearla de forma diferente según su conveniencia. Los artículos descargados desde la pantalla de partes, se descontarán del stock.
De Compras a Stock
El programa ClassicGes 6 con módulo para talleres mecánicos permite introducir artículos en el stock de dos formas, una es desde la pantalla de «Artículos y Tarifas«, directamente sin necesidad de gestionar los albaranes de compra, la otra forma que vamos a mirar en este artículo es integrado desde la pantalla de «Pedidos de Compra«.
Pantalla de Albaranes y Facturas de Compra
La finalidad principal de la pantalla de albaranes y facturas de compras es la de contabilizar todos los productos comprados e incluirlos en el stock de nuestro almacén.
No es necesario contabilizar todos los productos comprados para el uso del programa
Se trata de una opción, no de una acción obligada del uso del programa para que funcionen otras pantallas como por ejemplo los partes de trabajo o albaranes de facturación. Los talleres que quieran hacer uso de esta pantalla ganarán en capacidad de gestión siempre y cuando necesiten controlar el stock de un almacén.
Si no es necesario llevar un control exahustivo de la mercancía almacenada, el uso de esta pantalla puede ser irrelevante y ocasionaría un esfuerzo de trabajo por introducir datos que no aportaría beneficio.
En el siguiente vídeo podemos ver tres tipos de entradas en las líneas de albarán o factura de compra. El primer caso es que queramos introducir un producto nuevo que no existe en la base de datos y debe formar parte de los artículos en stock. En el siguiente caso vemos la forma para introducir el mismo producto cuando ya se había dado de alta antes y por último un línea de albarán de un producto comprado o un servicio pagado que no queremos incluir en el stock de almacén.
Cuando se introduce un producto que ya está dado de alta previamente, se permite cambiar el precio de compra sólo para esa línea. Esto puede ser útil si hemos comprado a un precio diferente al que se registró en su momento y queremos mantener los precios originales en el control de stock. Para cambiar definitivamente un precio de producto en stock en necesario hacerlo desde la pantalla de «Artículos y Tarifas«.
Gestión de compras y gastos: Diferencia de conceptos
Por definición las compras se refieren a las piezas de repuesto y otros productos comprados para usarlos en las reparaciones o venderlos. Los gastos hacen referencia al pago de suministros, cuotas, servicios, nominas, etc.
Disponemos de dos pantallas para gestionar las compras y los gastos del taller, gracias a ellas podemos controlar por completo cada importe que se dedique a las compras de repuestos, a gastos de servicios, alquiler del local del taller, pago de nóminas, etc.
¿Que es una compra?
En el programa vamos a considerar que una compra es todo pago efectuado para comprar piezas de repuesto y cualquier material o servicio externo que se dedique para realizar una reparación. Es un concepto libre, el taller siempre tendrá la libertad de considerar un pago como compra.
¿Que es un gasto?
Consideramos gasto a todo pago destinado a suministros como electricidad, telefonía, alquiler del local del taller, pago de nóminas de empleados, pagos al gestor fiscal, pago de servicios de limpieza, etc.
En ClassicGes disponemos de varios métodos para gestionar Compras y Gastos
Dependiendo del nivel de detalle y de la capacidad de gestión que puede llegar a alcanzar el propietario del taller, se puede optar por una gestión simple y reducida, que apenas requiere dedicación por parte de personal del taller o por el contrario se puede optar por una gestión más profunda y detallada, algo que sí requiere normalmente una segunda persona que trabaje con el mecánico y que se dedique a tareas administrativas de oficina.
El método simple (sin gestión de stocks)
Es posible realizar búsquedas y sumar los importes por periodos. Los resultados se pueden imprimir.
El método complejo (con gestión de stocks)
Es compatible y complementario con el método simple, es decir, podemos gestionar compras y gastos desde las dos pantallas dependiendo de lo que el taller necesite y le resulte más cómodo en su gestión.
Esta funcionalidad se controla desde la pantalla de «Albaranes de Compra«. Nos permite introducir con todo detalle los albaranes y facturas de compra junto con los stocks para compatibilizarlo con la gestión de almacén.