Controla la contabilidad de tu taller
Las opciones de las que se habla en este artículo están disponibles en la versión LITE gratuita del programa Softmecanicos.
Los mecánicos son profesionales con una mentalidad técnica, enfocada a la resolución de problemas en los vehículos, detección de fallos y la reparación de averías. En muchas ocasiones dejan de lado la gestión administrativa de su taller de reparaciones. Es frecuente que piensen que la parte administrativa y financiera de su profesión es algo complejo que se les escapa a su control, pero en realidad no es así, lo que ocurre muchas veces es que no cuentan con las herramientas apropiadas para compatibilizar la gestion técnica y administrativa del taller.
Nuestro programa Softmecanicos permite llevar la gestión técnica y la gestión administrativa de nuestro taller de una forma sencilla y eficaz.
1º Consejo: Toma nota de todos los gastos fijos cada mes
Hay que dedicar un poco de tiempo a enumerar todos y cada uno de los gastos fijos de la actividad en cada mes. Se trata de saber con detalle cuanto debemos pagar cada mes, independientemente de que realicemos más o menos reparaciones. Los gastos fijos normalmente son limitados y se mantienen mes tras mes. Podemos enumerar algunos, aunque es variable en cada caso:
- Alquiler del local donde tenemos nuestro taller.
- Pago de suministros como electricidad, teléfono o agua.
- Gastos de publicidad.
- Pago de impuestos.
- Pago de nóminas o sueldos.
- Pólizas de seguro profesional o de responsabilidad civil.
- Pago de préstamos.
- Gastos de limpieza o mantenimiento.
2º Consejo: Registra las compras destinadas a repuestos
Una de las partidas más importantes en las salidas de dinero de un taller es la de compra de repuestos o materiales para emplearlos en las reparaciones. No es necesario llegar al máximo nivel de detalle, puede ser suficiente con contabilizar los totales de las facturas de compra. En cualquier caso, el programa Softmecanicos permite introducir todas las líneas de concepto de las compras y al mismo tiempo dar de alta el stock en almacén.
3º Consejo: Controla las horas dedicadas a cada reparación
Tanto si trabajas solo y eres tu propio jefe, como si tienes empleados o compañeros mecánicos, es muy importante ajustar al máximo los tiempos dedicados a cada reparación. Esto no significa hacer las cosas demasiado rápido y mal, se trata de dedicar a cada tarea el menor tiempo posible, pero que permita realizarla con la seguridad y tranquilidad suficientes para garantizar que se ha hecho correctamente.
El programa Softmecanicos dispone de un módulo (no gratuito) para gestionar las horas de trabajo empleadas en cada reparación.
4º Consejo: Haz una valoración de costes en cada reparación y calcula bien el margen de beneficio
Si sabes cuanto te ha costado cada reparación, tanto en materiales como en mano de obra, dispones de una información valiosa que te permite calcular con total garantía el mejor margen de beneficio. Estos son los dos pilares para el calculo real de costes para una reparación, el tiempo dedicado y los materiales o repuestos.
Desde que se inicia una reparación debemos contar con el tiempo necesario para identificar el fallo, el tiempo dedicado a la compra de repuestos, el tiempo para completar la tarea y todos los materiales, la suma de todos estos gastos nos proporciona el coste total.
Nuestro programa Softmecanicos cuenta con una pantalla para el cálculo de costes que facilita en gran medida el cálculo, permitiendo ver el beneficio real según costes y precio de factura.
5º Consejo: Guarda y organiza toda la información relativa al histórico de reparaciones de clientes
Los datos acumulados durante años suponen un tesoro de enorme valor. Necesarios para poder atender correctamente la garantía de cada reparación y necesarios para contar con una fuente de información que será útil consultar en futuras reparaciones.
De nuevo Softmecanicos facilita esta labor en gran medida, haciendo muy sencillo generar los históricos de reparaciones y muy sencillo acceder al mismo y filtrar datos para localizar cualquier parámetro en segundos.