Botón para imprimir factura desde parte - Softmecanicos

Reunir o agrupar varios albaranes en una factura

Desde la versión 3.1.8 existe una versión mejorada de la función de agrupar facturas. El programa siempre ha contado con esta utilidad, pero no era tan intuitiva y sencilla como queremos. Hemos mejorado el método y ahora podemos decir que se ha facilitado su manejo, siendo aún más sencillo.

El procedimiento a seguir en pocas líneas es el siguiente:

  1. De los albaranes que queremos agrupar, desde la pantalla de partes de trabajo o albaranes, facturamos el más antiguo de ellos, como se hace habitualmente, como si fuera una factura estandar de un único albarán.
  2. Nos situamos a continuación en la pantalla de facturas y hacemos clic en el boton de agrupación de albaranes.
  3. En la nueva pantalla seleccionamos uno a uno los albaranes que queremos añadir.
  4. Cuando ya se hayan añadido los albaranes necesarios, regresamos a la pantalla de facturas y podemos imprimir.

Podemos ver estos pasos en el siguiente videotutorial:

 

Explicación paso a paso del proceso de agrupación de albaranes en una factura.

Nota: Las imagenes que mostraremos a continuación difieren un poco respecto a las que vemos en el vídeo. Eso se debe a que el vídeo se realizó con una verisón un poco más antigua, pero la funcionalidad es la misma. En la versión nueva se ha mejorado un poco la distribución de datos en la pantalla para hacerlo más sencillo e intuitivo.

Paso 1: Facturar el primer albaran pendiente de facturación de forma habitual.

Desde la pantalla de partes de trabajo y albaranes seleccionamos el primero de los albaranes que queremos facturar agrupándolo con otros en una factura. El procedimiento es el de siempre, sólo hay que hacer clic en el icono de facturación y la factura se genera automáticamente. Veremos que en el campo de factura de ese albarán nos ha aparecido el nuevo número de factura. Para el ejemplo del vídeo vemos que se ha generado la factura número 18/2019.

Paso 2: Desde la pantalla de facturas iniciar la agrupación de albaranes que queremos añadir.

Cerramos la pantalla de partes de trabajo y abrimos la pantalla de facturas. Como es la última factura que hemos generado, al abrir la pantalla de facturas nos aparecerá la primera. Si este procedimiento no se hace a continuación del paso 1 y queremos añadir un albaran a una factura anterior, no hay problema, se puede hacer igualmente, pero debemos localizarla antes navegando en el listado de facturas o buscándola usando la función de búsqueda de facturas.

Seguimos la explicación suponiendo que este paso 2 lo hacemos justo a continuación del paso 1, y al abrir la pantalla de facturas ya tenemos la factura que nos interesa seleccionada. A continuación hacemos clic sobre el botón de agrupación de albaranes en factura.

PANTALLA FACTURAS - Agrupar facturas - Programa taller mecanico Softmecanicos

 

Se nos abre la nueva pantalla de agrupación de albaranes en factura. Sin que tengamos que hacer ninguna búsqueda, ya se nos muestran los datos del cliente, el numero de factura a la que se van a añadir los albaranes y la lista de albaranes del cliente, ordenados por fecha, desde los más recientes arriba hasta los más antiguos al final.

PANTALLA DE AGRUPACION DE ALBARANES 1 - Programa Taller Mecanico Softmecanicos

 

Es esta captura de pantalla podemos ver como se nos muestra la lista de albaranes. Haciendo clic en cada uno podemos ver la descripción del trabajo realizado y debajo la lista de conceptos que se incluyeron en ese albarán.

Lo único que hay que hacer es seleccionar cada albarán o parte de trabajo y hacer clic en el botón [AÑADE a la FACTURA]. Por seguridad, si ese albarán ya está asociado a otra factura, el programa no lo cambiará.

Nota importante: Si hemos asignado el albaran a otra factura por error, eso es un problema que se debe resolver con precaución, pues puede originarse un caos en la gestión de facturas. Si es necesario sacar un albarán de una factura y no es la que tenemos seleccionada en esta pantalla, lo mejor será hacerlo usando alguno de los otros métodos desarrollados para tal fin: o bien eliminado la factura para hacerla de nuevo o bien desde la pantalla de partes de trabajo, modificando-eliminando el numero de factura asociado.

Si queremos sacar un albarán que si pertenece a esta factura usaremos el botón [QUITA de la FACTURA] y quedará de nuevo disponible para facturarlo en otro momento con otra factura.

Paso 3: Regresamos a la pantalla de facturas y ya podemos imprimir o enviar por email.

En el paso 2 ha quedado todo resuelto. Cuando haga falta imprimir la factura o fuardarla en formato pdf para enviarla por email, solo hay que acceder a la pantalla de facturas o partes de trabajo y la encontraremos preparada.

Nota importante. Para imprimir las facturas generadas por este método de agrupación de albaranes, si se quiere hacer desde la pantalla de partes de trabajo es imprescindible que el campo ESTADO tenga el valor: “Agrupado Factura“.

PANTALLA DE AGRUPACION DE ALBARANES 2 Softmecanicos

 

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