Cita Previa Softmecanicos

Gestión de citas previas para el taller. Válido en versión Lite gratuita.

Una función muy demandada desde hace tiempo por usuarios de nuestro programa es la posibilidad de gestionar una agenda de citas previas. Podemos reservar una visita futura a un cliente para dentro de un día, un mes, varios meses o un año, el tiempo para reservar es libre y la hora será la que para ese mismo día se encuentre libre y sea también de la conveniencia del cliente. Esta función es totalmente operativa en el programa de gestión de talleres mecánicos Softmecanicos, en su versión gratis.

¿Como funciona la gestión de cita previa?

Como siempre, hemos desarrollado esta función de forma que sea muy sencilla de usar. Entramos en la pantalla de citas previas y avanzamos con el calendario hasta una fecha futura. Al seleccionar una fecha, el programa nos muestra las citas que hubiera ya reservadas para tal dia y las horas que se han reservado.

Si no hubiera ninguna cita podemos escoger en ese día libremente la hora que queramos. Si ya aparece alguna cita, el programa nos va a mostrar las horas disponibles.

PANTALLA DE CITA PREVIA 1 - Softmecanicos

 

Hay tres métodos para crear una cita previa

El programa Softmecanicos contempla 3 escenarios a la hora de hacer reservas de citas previas:

  • Si ya se ha dado de alta un parte de trabajo y se le quiere asignar una fecha posterior para ser atendido. Esto a su vez puede ocurrir por varios motivos.
    • El cliente acaba de llegar con su vehículo, se le abre parte de trabajo pero le informamos que su reparación necesitará piezas y decide regresar cuando ya estén los repuestos en el taller.
    • Estamos arreglando una avería y vemos que hay que esperar a la llegada de piezas porque surge un imprevisto o averia no contempladas en inicio.
  • Si el cliente es habitual y queremos hacerle un nuevo parte de trabajo con cita previa rescatando sus datos desde el histótico de averías.
  • El cliente es nuevo y vamos a hacer un parte de trabajo con datos vacios y asignamos cita.

Vamos a desarrollar la forma de dar reservar citas previas en cada situación prevista.

Opción 1: Asignar cita a un parte ya existente

Como se explicaba en el párrafo anterior pueden darse varias circunstancias por las cuales a un taller le puede interesar asignar una cita previa a un parte de trabajo ya creado antes de abrir esta pantalla de gestión de citas previas.

Caso 1: El cliente prefiere regresar otro día.

Un ejemplo podría ser el caso en el que llega un cliente con su coche al taller y lo recepcionamos, se realiza una primera inspección visual y se valora la avería que se debe arreglar. Puede ocurrir que no se trate de una avería que impida circular pero que sin embargo puede requerir que el vehículo permanezca uno o mas días inmovilizado en el taller a falta de recibir alguna pieza de repuesto. El cliente puede optar por regresar cuando se cuente con la pieza de repuesto y se le puede dar cita para regresar algunos días más tarde, de mutuo acuerdo con él.

En este caso no es necesario anular el parte de trabajo ni eliminarlo, solo habría que entrar en la pantalla de gestión de citas previas y asignarle día y hora para que el cliente regrese. Hemos conseguido optimizar de esta forma la gestión al no tener que deshacer una tarea de recepción y alta de registro ya efectuada.

Caso 2: El mecánico debe detener la reparación por falta de piezas.

Otro caso en el que podría ser util asignar una cita previa a un parte ya abierto, incluso en el que ya se ha comenzado la reparación. Supongamos que se da esta circunstancia y no queremos que quede en el olvido el trabjo de reparación, pero tampoco es posible continuar hasta recibir algun repuesto en un par de días. Para no perder el control sobre la carga de trabajo, pasamos el trabajo a un cita dentro de un par de dias por ejemplo y ya reservamos el tiempo que el mecánico calcula que le puede dedicar a la finalización de reparación. Si un cliente nuevo llegara al taller dentro de dos días, la persona encargada de comprobar las citas y los partes de trabajo abiertos, peude ver que hay reserva para ese vehículo realizada por el mecánico unos días antes.

Esto ayuda de gran manera a optimizar los tiempos y a calcular la capacidad de respuesta del taller cada día.

¿Como se hace?

  1. Buscamos el parte en el campo de búsqueda usando el botón gris [<<<< BUSCA PARTE ANTERIOR]. Podemos hacer la búsqueda usando el numero de parte, el nombre del cliente, el teléfono, la matrícula, marca-modelo o averia.
  2. Cuando se nos muestre el parte buscado hacemos clic en el boton celeste [ASIGNAR CITA A ESTE PARTE EXISTENTE] y la cita será creada.
  3. Pasamos a especificar el dia y la hora y terminamos de editar los parámetros de la cita.

Opción 2: Creamos un nuevo parte desde el histórico de reparaciones

Si estamos ante un cliente habitual o que ya tiene algún registro en el histórico, podemos reutilizar los datos anteriores para no tener que escribirlos de nuevo.

¿Como se hace?

  1. Buscamos el parte en el campo de búsqueda usando el botón gris [<<<< BUSCA PARTE ANTERIOR]. Podemos hacer la búsqueda usando el numero de parte, el nombre del cliente, el teléfono, la matrícula, marca-modelo o averia.
  2. Cuando se nos muestre el parte buscado hacemos clic en el boton verde [CREA PARTE y ASIGNA CITA de HISTORIAL], la cita será creada usando los datos del cliente y vehículo que se muestran en el parte anterior seleccionado. Podemos terminar completando una descripción del servicio o de la avería que vamos a reparar cuando el vehículo llegue el dia de la cita.
  3. Pasamos a especificar el dia y la hora y terminamos de editar los parámetros de la cita.

Opción 3: No existen datos en el histórico y creamos un nuevo parte de trabajo vacío.

Es similar al procedimiento de crear un parte de trabajo sin datos desde la pantalla de partes de trabajo. Se genera un numero de parte con la fecha que especifique el calendario y podemos proceder a completar los datos del cliente y el vehículo.

¿Como se hace?

  1. Se hace clic en el botón [CREA PARTE y ASIGNA CITA sin HISTORIAL] y automáticamente se genera el parte de trabajo vacío y la cita a falta de ser editada.

La pantalla de edición de cita, reserva y modificación de horas.

Es en esta pantalla donde se termina de ajustar el dia y las horas de entrada y salida previstas para el parte de trabajo. Se muestran en verde las horas que se han asignado al parte seleccionado y en rojo las horas que se han asignado a otros partes.

PANTALLA DE CITA PREVIA edicion - Softmecanicos

 

El tiempo se puede reservar en fracciones de 30 minutos, comenzando a las 6:00 de la mañana y terminando como hora de salida final las 22:00 de la noche. Se contempla un horario muy amplio, más allá de los horarios habituales de los talleres.

En la imagen vemos que el parte de trabajo 108294 tiene asignada cita el dia 29/07/2019 a las 9:30 de la mañana y hora prevista de salida a las 13:30. Se muestran en verde cada fracción de 30 minutos que abarca, 8 en total, que corresponden a 4 horas de taller.

Podemos ver tambien como el parte de trabajo 108292 tiene reserva este mismo día pero con hora de entrada a las 15:00 y hora de salida prevista a las 16:30.


Videotutorial

 

 

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