Configuración inicial

Configuración de parámetros

Hay que acceder a la pantalla de panel de control desde el icono de ruedas dentadas con texto configuración de parámetros que vemos en la pantalla de inicio. Para realizar la configuración inicial: El primer paso que se debe realizar tras instalar el programa es modificar los parámetros de configuración y personalizar con los datos del mecánico o taller que usa el programa.

Configuracion inicial, pantalla de inicio Softmecanicos

Un vez dentro de la pantalla de PANEL DE CONTROL  podemos acceder a las opciones configurables. Desde la versión 3.0 del programa, la ventana de panel de control cuenta con las pestañas:

  1. Mi Taller
  2. Nº Factura
  3. Lenguaje
  4. Mi Pc
  5. Impresora y Email
  6. Mensajes del sistema

Pestaña MI TALLER

Si usted ya tiene licencia de uso, en esta pantalla es en este punto donde se activa la licencia siguiendo las instrucciones de Softtron Net. Para usar el programa en modo demo, puede dejar los datos tal cual están o puede introducir los suyos y probar.

Mi taller - PANEL DE CONTROL

La activación de licencias.

En esta pantalla es donde se activan las licencias. Para activar su licencia original del programa solo tiene que introducir su CIF o NIF en el campo correspondiente. Para los usuarios de Argentina será el CUIL o CUIT.

Pestaña Nº FACTURA

En la configuración inicial tambien podemos especificar el número de factura que debe generar el programa la próxima vez que hagamos factura. Así conseguimos continuidad con otro programa que usáramos antes.

Serie de Facturas- Sofmecanicos

El primer campo [LA PROXIMA FACTURA] es el contador que se incrementa cada vez que se genera una factura. Cuenta debajo con dos botones un [+] que aumenta en una unidad el contador y un [] que lo reduce.

Desde aquí podemos controlar y alterar el número de factura que se emitirá la próxima vez que se genere una factura. Hay que tener sumo cuidado al usar esta función, pues una vez que estamos trabajando con el programa, los números de facturas que generemos deben ser correlativos.

Lo normal es indicar el número de próxima factura que se debe generar cuando se comienza a usar el programa, para continuar con el mismo número de contador que estaba manejando el taller si es que se ha comenzado a usar Softmecanicos despues de haber estado usando otro programa de taller.

Otro uso de esta función se aplica a primeros de año si se quiere regresar el contador al número 1 para iniciar el año desde la factura 1. Ponemos el contador a cero si queremos iniciar el año con la factura nº 1. En tal caso no olviden cambiar tambien el año de facturación. Hay talleres que trabajan sin cambiar el contador de factura a cero cada comienzo de año y lo que hacen es continuar con su contador pero si cambian el año.

Configuración de año o sufijo de factura.

El siguiente campo [AÑO DE FACTURACION] es para añadir un sufijo al número de factura de modo que quede con el formato: 1/2016, pero el uso de este campo es opcional y libre.

El usuario puede escoger en que momento de enero cambiar el contador a 1 y modificar el número del año por el nuevo. El programa no avisa ni obliga a realizar este cambio. Se ha optado por este sistema para que cada taller haga el cambio cuando le intrese. Por ejemplo puede necesitar facturar una o varias reparaciones realizadas a finales de diciembre para el periodo fiscal del año siguiente, o al revés, puede terminar una reparación en los primeros días de enero y sin embargo es posible incluirlo como la última de diciembre anterior. Todo dependerá del calendario fiscal de cada cual, de su organización y coordinación con sus gestores fiscales y contables, etc.

Ejemplos de formato de numero de factura:

Por defecto el programa siempre genera el mismo formato de factura: 1/2019, 2/2019, 3/2019, … 15/2019 … Pero podemos crear muchos formatos diferentes de número de factura cambiando la configuración de esta pantalla.

PANEL DE CONTROL - FORMATO FACTURA 1

 

Ejemplo 1: El contador de factura está en 15, ese será el proximo número. El año de facturación se ha formateado a 2 digitos: 19. El número de factura final se compone de NUMERO + AÑO REDUCIDO.

El resultado es Factura nº 15/19


 

 

PANEL DE CONTROL - FORMATO FACTURA 2

 

Ejemplo 2: El contador de factura está en 15, ese será el proximo número. El año de facturación se ha formateado a 2 digitos: 19. El prefijo de factura es F-. El número de factura final se compone de PREFIJO + NUMERO + AÑO REDUCIDO.

El resultado es Factura nº F-15/19


PANEL DE CONTROL - FORMATO FACTURA 3

 

Ejemplo 3: El contador de factura está en 15, ese será el proximo número. El año de facturación se ha formateado a 4 digitos: 2019. El prefijo de factura es F. Se ha añadido almohadilla # delante del año. La almohadilla activa otra versión del numero de factura y se compone de otro modo diferente: PREFIJO + Nº contador (XXX) + AÑO.

El resultado que podemos obtener es Factura nº F000152019


 

 

Y se pueden hacer muchas variaciones en base a estos elementos de la configuración de número de factura.

 

Configuración de impuestos.

Podemos ver que hay otro campo, que es el % de impuesto [IVA]. En España es el Impuesto sobre el Valor Añadido. Es un parámetro que el gobierno de cada nación puede ir modificando en función de parámetros macroeconómicos. Cuando cambiamos el valor de  IVA, el cambio será efectivo en el próximo parte de trabajo o factura generado. Las facturas realizadas con anterioridad no verán modificado su importe y mantendrán el valor de IVA que ya tenían.

Pestaña LENGUAJE

Desde la versión 2.6 es posible configurar algunas palabras para adaptar los textos a cada región de habla hispana. En España usamos la palabras albarán, chasis y matrícula, pero en otros países latinoamericanos se emplean otras palabras. Además es posible cambiar el símbolo de moneda.

PANEL DE CONTROL - IDIOMA

 

Podemos dar de alta otro país o bien modificar el que carga por defecto el programa.

Pestaña MI PC

Nueva opción disponible desde la versión 3.0. En esta pestaña configuramos el modo de trabajo dentro de una red local.

  • Como monopuesto o equipo servidor si sólo usamos el programa en un PC. También si no queremos compartir la información con otros equipos. Para configurar este modo hacer clic sobre el primer botón [Solo un PC o soy un PC SERVIDOR]
  • Como equipo cliente, si usamos el programa en un PC cliente. Es necesario que se exista la conexión a otro que hace de servidor de datos. Para configurar este modo hacer clic en el segundo botón [Trabajo en RED, yo soy un PC CLIENTE].

PANEL DE CONTROL - Mi Pc

Los usuarios de versiones anteriores a la 3.0 que actualicen, no necesitan realizar ninguna acción en esta ventana. Por defecto el programa reconocerá el modo de trabajo como monopuesto o servidor. Sólo en el caso de hacer clic sobre el botón [Trabajo en Red, yo soy un PC CLIENTE], el programa modificará la ruta de trabajo desde c:\softmecanicos hasta z:\softmecanicos. Si la unidad de red donde se guardan los datos es otr diferente a Z (puede ser X, Y, …) se puede indicar al hacer clic en este botón, el programa nos pregunta por la letra de unidad de red.

Ir al artículo sobre como crear partes de trabajo: Partes de trabajo.

Pestaña IMPRESORA Y EMAIL

Es muy importante seleccionar el método de impresión según la versión de windows que usamos:
  • CLASICO: Recomendado para windows XP
  • DIRECTO: Recomendado para windows 7, 8 y 10
  • DIRECTO1: Recomendado si los dos métodos anteriores no son compatibles.

Solo para el método DIRECTO1:

En la versión de prueba puedes escribir el texto que debe aparecer en el documento de resguardo y en los pie de pagina incluyendo el texto de la Ley de Protección de Datos, de todas formas, en la versión de licencia completa puedes seguir usando el mismo formato impreso y se añade un formato nuevo que siempre incluye ya estos textos.

 

Pestaña MENSAJES DEL SISTEMA

Podemos configurar los textos que en el método de impresion DIRECTO1 se escribiran en pie de página para la Ley de Protección de Datos y en la hoja de resguardo con las condiciones generales del taller.

Para el texto de Proteccion de Datos o Tratamiento de Datos Personales (Puedes copiar y pegar en el programa):

El PROPIETARIO del TALLER es el Responsable del tratamiento de los datos personales proporcionados bajo su consentimiento, le informa que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 (GDPR), con la finalidad de mantener una relación comercial y conservarlos mientras exista un interés mutuo para mantener el fin del tratamiento y cuando ya no sea necesario para tal fin, se suprimirán con medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seudonimización de los datos o la destrucción total de los mismos. No se comunicarán los datos a terceros, salvo obligación legal. Asimismo, se informa que puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de datos, de limitación y de oposición a su tratamiento dirigiéndose por escrito a Mecánico del Taller con dirección C/ Talleres nº 1, Mi Ciudad, 10001 Poblacion y el de reclamación ahttp://www.agpd.es .

Para el texto de Condiciones Generales de la hoja de resguardo (Puedes copiar y pegar en el programa):

1. Este establecimiento les informa que no se hará responsable de los objetos que queden en el interior del vehículo durante el tiempo que éste permanezca depositado en nuestras instalaciones.
2. Las piezas sustituidas, salvo las atendidas en garantía, y/o cuando se sustituya por una remanufacturada, estarán a disposición del cliente hasta el momento de la retirada del vehículo. Posteriormente serán, inutilizadas.
3. Una vez comunicado al cliente la finalización de los trabajos solicitados, tendrá un plazo de 3 días hábiles para retirar el vehículo, a partir del cuarto se le podrán facturar gastos de estancia, custodia.
4. Los posibles cargos por los trabajos necesarios para la elaboración del presupuesto solicitado, sólo se cobrarán al cliente si no desea realizar la reparación objeto del mismo.
5. Este taller se reserva ejercer el derecho de retención del vehículo reparado hasta que se efectúe el pago total de su reparación en virtud de lo estipulado en el Art. 1600 del Código Civil.
6. La garantía que otorgue el taller caducará a los tres meses o a los 2.000 km recorridos. La garantía de vehículos comerciales caducará a los quince días o a los 2.000 km recorridos. Todo ello salvo que las piezas incluidas en la reparación tengan un plazo de garantía superior, en cuyo caso y para éstas regirá el de mayor duración. El periodo de garantía se entenderá desde la fecha de entrega del vehículo y tendrá validez siempre que el vehículo no sea manipulado o reparado por terceros.
7. El cliente o su mandatario, autoriza la ejecución del trabajo fundamental que se revele necesario como resultado de las reparaciones inicialmente consignadas, las averías o defectos ocultos que eventualmente puedan aparecer durante la reparación del vehículo serán puestas en conocimiento del ususario con expresión de su importe, y solamente previa conformidad expresa del mismo, en el plazo máximo de cuarenta y ocho horas, podrá realizarse la reparación. En caso de desistir del encargo realizado tendrá que abonar el importe de los trabajos (recambios y mano de obra) realizados hasta la retirada del vehículo.
8. El cliente o su mandatario, autoriza a los empleados de este Taller a conducir el vehículo arriba consignado por las vías públicas para efectuar las pruebas que se estimen pertinentes.

Por ejemplo, estos son los textos que suelo añadir y recomendar.

En la versión con licencia como te cuento, tendras esta misma opcion de imprimir como ahora mismo que es un formato estandar y no personalizable y otro formato muy parecido pero al que si se le pueden hacer otros ajustes según necesidades de cada taller, como por ejemplo que en presupuesto aparezca el iva o no, o en albaranes, que se muestre tu cuenta de banco donde deben pagarte los clientes siempre en las facturas, etc

2 comentarios en “Configuración inicial”

  1. Buenas quiero probar bien el programa antes de comprar,ya que en la demo cuando intento Acer alguna función me sale error 3021 en tiempo de ejecución y no puedo probarlo bien,ay alguna manera de poder probar todas las funciones si errores,ya que si funciona como parece me interesa comprar

    1. Hola. en el modo demo todo debe funcionar sin errores. Por favor prueba a desinstalarlo y descargatelo de nuevo para instalar. No uses el instalador que te ha dado problemas, podría ser una versión demo con errores.

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